Digitale Rechnungsbearbeitung ist ein vollständig elektronischer Rechnungstransfer, von der Rechnungsstellung bis zur Auszahlung der Rechnung. Das bedeutet, dass die Rechnung in einem strukturierten Format vorliegen muss, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies kann per Mail oder über ein Webportal erfolgen. Die Vor- und Nachverarbeitungsschritte erfolgen sowohl beim Rechnungssteller als auch beim Rechnungsempfänger elektronisch.

Um eine zügige Bearbeitung sicherzustellen, bitten wir folgende Punkte zu berücksichtigen:

In Auftragsbestätigungen, Lieferschein und Rechnung unbedingt

• die Bestellnummer,
• die Arbeitsplatznummer (AP Nr.) unter „Mein Zeichen“ oder den Namen und das Amt der beauftragenden Person

angeben.

Rechnungen und Gutschriften sind als Mailanhang im PDF-Format (originale digitale Formate) ausschließlich an rechnung@stadt-muenster.de  zu senden.

Bitte beachten Sie folgende Punkte:

• Bitte nur eine Rechnung pro E-Mail
• Die Rechnung sollte den Zusatz „Rechnung“ im Dateinamen enthalten -  Anlagen sind in derselben E-Mail, als eigene PDF-Datei mit dem Zusatz „Anlage“ im Dateinamen zu übersenden

XRechnungen

Die XRechnung ist ein elektronisches Datenaustauschformat, dass es ermöglicht Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Im Gegensatz zu einer PDF Rechnung, müssen die Daten bei einer XRechnung in strukturierter Form (XML-Format) an den Empfänger übermittelt werden. Eine XRechnung enthält alle Daten der Rechnung in einer europäisch spezifizierten Form (EU-Norm EN16931).
Bei einer XRechnung müssen zusätzliche Informationen angegeben werden wie z.B. eine Empfängerkennung (Leitweg-ID) und umsatzsteuerrelevante Informationen.

XRechnungen können Sie an XRechnung@stadt-muenster.de oder über das Portal des Landes NRW www.erechnung.nrw übersenden. Die Leitweg-ID der Stadt Münster lautet 05515-31001-18.

Bitte senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder ähnliches an die oben genannten E-Mail-Adressen.

Soweit es Ihnen nicht möglich ist, die Rechnung in digitaler Form an die Stadt Münster zu senden, sind Rechnungen ausschließlich an folgende zentrale Rechnungsadresse zu versenden:

Stadt Münster
Zentraler Rechnungseingang
Postfach 7626
48041 Münster

Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich gerne zur Verfügung.